【Excelのお作法10選】これ知っているとシゴデキ認定!?

2026年1月15日 2026年1月15日

ren_excel

はじめに

Excelを使いこなすうえで、「鉄の掟」のようなポイントがあります。これらを無視してしまうと、後になって作業効率が落ちてしまう､ということはよくあること。とくに、仕事でエクセルを使っていて、データ集計やプロジェクト管理､円滑なコミュニケーションが求められる現場では、Excelを正しく扱うことが必要不可欠になります。

そこで本記事では、「Excelのお作法」としてぜひ守っていただきたい10個のルールを解説します。すでに知っている方にとっては復習にもなりますし、身に付いていない場合には、今後の作業効率化への第一歩となりるはずです。
正直､このような基本のルールのようなものは､会社では教えてくれません。というかあまり意識している人も少ないかもしれないです。
本記事を最後まで見ていただく頃には､きっと周りとの差が大きくついているはずです。

本記事で紹介しているのは、いずれも実践的なルールばかりです。
各見出しで具体的な注意点やポイントを解説していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. セル結合は乱用しない

セル結合がもたらす悪影響

見た目を整えるためという理由で、セル結合を行っている方は要注意です。セル結合を何も考えずに多用すると以下のような悪影響を及ぼすことがあります。

コピペや関数処理の手間増加
同じ列にあるはずの数値データを、結合の影響で複数の列扱いにしてしまうため、コピーペーストやVLOOKUP・SUMIFなどの関数が期待通りに動作しない場合がある。
ソート機能の不具合
データを昇順・降順に並べ替えようとすると、結合されたセルが原因で警告が出たり、正常に並び替えられないことがある。

セル結合を回避テク

「配置の設定」で中央揃え
セル結合をしなくても、あたかもセル結合したように見せることができます。
方法は､セル範囲を選択して「ホーム」タブ →「配置」グループ →「セルの書式設定」→「横位置：選択範囲内で中央」を選ぶ。
表の構造はシンプルに
見栄えを整えるために複雑な結合をするよりも、行や列のサイズ調整でレイアウトを整えるのがおすすめです。
基本は1セル1データとしましょう。

2. 端数処理に注意

端数処理が重要な理由

データ分析や数値管理に携わる場合、端数処理が重要になります。
Excel上で計算した結果と、実際の計算結果がわずかに異なることは珍しくありません。

端数処理の具体的な方法

ROUND関数
=ROUND(セル, 桁数) で四捨五入
ROUNDDOWN関数
=ROUNDDOWN(セル, 桁数) で切り捨て
ROUNDUP関数
=ROUNDUP(セル, 桁数) で切り上げ

たとえば、小数点以下第1位まで四捨五入したい場合には、 =ROUND(A1,1) とします。
また、経費処理などで端数を切り捨てるケースでは､ =ROUNDDOWN(A1,0) などを活用しましょう。

3. 閉じる際はA1セルで保存

A1セルで保存する理由

Excelファイルを保存して閉じる際、最後にアクティブセルがどこにあるかによって、次にそのファイルを開いたときの表示位置が変わります。
開いた瞬間にワークシートの下方が表示されると、どこから見ればよいのか分からない･･という混乱を招きがちです。

A1セルを選択して保存して閉じれば、基本的に次に開いてもシートの先頭が表示され、スムーズに確認や入力を始められるというのが理由になります。

4. 文字と数字はセルを分ける

なぜ分ける必要があるのか

たとえば「10,000円」というように数値と通貨記号や文字が同じセルに入っていると、Excel上では「文字列」として扱われる場合があります。
数値計算をしたくても、文字列のままでは四則演算や関数が正常に機能しないため、修正作業に時間がかかる原因になります。

悪い例
- セルA1：「10,000円」と入力
良い例
- セルA1：10000
- セルB1：「円」と書く、または通貨記号はセルの表示形式で設定する

このように、文字と数字を分けておくと、後で計算が必要になった際にも柔軟に対応できるようになります。
前述したように、Excelは基本的に1セル1データを意識しましょう。

5. セル内にスペースを入れない

スペースが生むトラブル

データの前後にスペースが混在していると、検索・置換や関数で一致しないなどの問題が出ることがあります。
たとえば、VLOOKUPで検索キーとして「山田太郎」を探す場合、
セル内に「(スペース)山田太郎」とスペースが入っていると別の文字列として認識されてしまいます。

スペースを取り除く方法

TRIM関数（半角スペースを除去）
=TRIM(A1)
ただし全角スペースは除去対象外なので注意。
CLEAN関数との組み合わせ
=TRIM(CLEAN(A1))
不要な制御文字なども除去できる。
置換機能（Ctrl+H）
「検索する文字列」に半角スペース、全角スペースを設定し、空白に置換する。

6. 印刷する前にプレビューで確認

プレビュー確認が重要な理由

Excelで書類やレポートを印刷する際、プレビューを確認しないでクイック印刷してしまうと、改ページのズレや余白の設定ミスが発生しやすいです。
結果的に何枚も無駄に印刷しなければならず、コストと時間を浪費するだけでなく、環境にも優しくありません。
ただし､繰り返し使用しているファイルで印刷設定がしっかりされている場合は､クイック印刷することも効率化の1つです。

印刷設定時のポイント

改ページプレビューを活用
Excel画面右下にある「ページレイアウト」や「改ページプレビュー」で、どの範囲が1ページ目に収まるかを事前に確認する。
余白の調整
「ページ設定」から上下左右の余白を適切に設定。ビジネス文書なら上左右をやや広めに取るのがおすすめ。
ヘッダーとフッターの確認
ページ番号や日付、文書名などが意図したとおりに表示されるか要チェック。

7. フィルターをかけたまま保存しない

フィルターの罠

Excelの「オートフィルター」を使うと、必要な行だけを絞り込んで表示できます。非常に便利な機能ですが、フィルターをかけっぱなしで保存すると、次にファイルを開いた人（あるいは自分）が重要な行が表示されていないことに気づかない恐れがあります。
思いやりの心を持つことも大事な要素です。

※ちなにみフィルターがかかっている場合は､行番号が青色になるので、一目でわかります。

具体的な対策

保存前にフィルターを解除
やむを得ずフィルターを残す場合は、シート見出しなどで「フィルター中」と分かるようにコメントを残しておきましょう。
フィルター用の列を別途用意
専用の列に条件を設定し、必要な行だけを抽出する仕組みを作っておく。

8. 行・列の非表示状態で保存しない

非表示のまま保存すると起こる問題

行や列を非表示にすると、そのデータを見落としたまま作業を続けてしまうリスクがあります。

また、次に開いた人（あるいは自分自身も時間がたってから）では、「なぜ行が飛んでいるのか？」と混乱を招く原因になります。
非表示設定はぱっと見では分かりにくいので､なるべく使わないようにしましょう。

対策

非表示を解除してから保存
「表示」タブ →「再表示」で非表示を解除してから保存する。
シートの保護機能やグループ化機能で管理
非表示にするのではなく、行や列をグループ化しておき「＋」「－」で折りたたむ方法もある。
この場合でも、保存前にどの状態かを把握しておきましょう。

9. 数字や金額には桁区切り設定をする

桁区切りで見やすさ・正確さを向上

数値が多い業務では、桁区切り（3桁区切り）を適切に設定することで、一目で数字を把握しやすくなります。
たとえば、1000000よりも1,000,000と表示された方が圧倒的に見やすいですよね。
仕事でExcelを使っている方は数字を扱う場合がほとんどだと思いますので、桁区切りはぜひ活用したい機能です。

設定方法

セル範囲を選択する
「ホーム」タブ →「数値の表示形式」→「会計」または「カンマ区切りスタイル」を選ぶ
小数点以下の表示桁数を調整する際は、「数値」カテゴリで必要に応じて指定する

実際に桁区切りを設定しておくことで、誤入力やゼロの数え間違いを防ぐ効果も得られます。

10. 数式と値は別シートを活用して明確化する

なぜ分けるのか

大規模なExcelファイルになると、セルに複雑な数式が組み込まれ、どこを修正すると全体に影響が出るのか分かりにくくなります。
そこで、数式と値を入力するシートを分けることで、メンテナンス性を大幅に向上させることができます。
人が見るシートとデータを入力・処理するシートを分けることを意識してみてください。

入力シート（元データシート）
- 売上や費用などの元となる値を入力する場所
計算シート（数式シート）
- 各種関数や数式を設定して結果を導き出す場所
レポートシート（表示用シート）
- 計算結果をビジュアル化してまとめる場所

このようにシートを分割しておくと、誤って数式が入力されているセルに直接値を打ち込むミスを防ぎ、メンテナンスしやすくなるメリットがあります。

【まとめ】Excelのお作法を意識するだけで大幅改善

最後に、今回ご紹介したExcelのお作法10個を振り返ります。
この10個を意識してExcelを使っていただくだけで､大幅に作業効率がアップします！

セル結合は厳禁
- 見た目の体裁は「配置の設定」で対応
端数処理に気を使う
- ROUND系関数を使い、金額や数値に誤差が出ないように
閉じる際はA1セルで保存
- 次に開くときの見やすさ・分かりやすさが向上
文字と数字はセルを分ける
- 計算が必要なデータは、文字列と混在させない
セル内にスペースを入れない
- 不要なスペースは検索・一致のトラブルを生む
印刷する前にプレビューで確認
- 改ページや余白を事前にチェック
フィルターをかけたまま保存しない
- データの見落とし防止
行・列の非表示状態で保存しない
- 後から開いた時に混乱を招く
数字や金額には桁区切り設定をする
- 見やすく、正確な数字管理が可能
数式と値は別シートを活用して明確化する
- 構造を分けてエラーを防ぎ、メンテナンス性向上

これらのルールは、日常的な処理から大規模なデータ管理まで、様々なExcel作業に共通して役立つ内容です。
すでに知っている人は改めて再確認してみて、まだ知らなかった方は今すぐ意識することを強くおすすめします。

Excelは便利な反面、使い方を誤ると大きなリスクを伴うツールです。
今回紹介したお作法ですが､すべて意識して使っているという方は少ないと思います。
かなり基本の部分なので､ぜひ活用してみてください。

今回のお作法を守るだけで、データの混乱や集計ミスを大幅に減らせるはず!
他の記事も是非読んでもらえるとさらにスキルアップします！

カテゴリー: お作法